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提高庫存準確率的12個技能
庫存準確率計算方法:
庫存準確率 = (盤點物料數(shù) × 平均單價) / (賬面實存數(shù) x 平均單價) × 100%
庫存誤差率 =[1- (盤點物料數(shù) × 平均單價) / (賬面實存數(shù) x 平均單價) ]× 100%
兩種計算方式表達的結果基本上一致的,反映了倉庫 管理 在倉庫管理的最終效果。
庫存準確率簡介:
每一個倉庫管理 人員都會遇上盤點, 盤點中遇到的問題也是各異的, 因企業(yè)不同, 管理的物 料各異,對庫存準確率規(guī)定的精度也各異, 所以庫存準確率不能僅以數(shù)量還反映倉庫管理的誤差率, 以物料的價格作為庫存準確率依據(jù)更 具科學性。
1倉位代碼短小精干
多數(shù)的電商企業(yè)都有多個代碼,例如產品代碼、自己倉庫代碼、外包倉儲代碼等,不論使用哪一種倉庫代碼,都要求短小精干。好處是識別讀取的速度更快,人工辨別時減少錯誤概率。
2固定倉位管理
大部分的電商企業(yè)不具備隨機存儲的管理能力,隨機存儲可以提高倉庫存儲的空間,但也會應管理疏忽而出現(xiàn)找貨的情況。比較現(xiàn)實的是使用固定倉位管理+定期清理滯銷品倉位的模式。固定倉庫可以提高作業(yè)人員按倉位找貨的效率。
3無指令的產品歸位
倉庫管理的收、發(fā)、存都是按照指令在操作的,無論是系統(tǒng)給出的還是人工給出的,每一個動作都是根據(jù)指令在執(zhí)行的,但由于錯誤的指令或者錯誤的操作會導致產品跟指令不匹配,也許出于揀貨路徑、工作重要性、績效考量等其他因素,沒有及時將錯誤指令產生的產品歸位。那么在現(xiàn)場管理的時候有必要及時清理無指令的產品,如果沒有及時清理會造成后續(xù)訂單出現(xiàn)缺貨情況。最佳的處理方法是培養(yǎng)操作人員的異常處理能力,及時將異常產品歸位,次選方法是在現(xiàn)場設立一個臨時產品存儲位,異常訂單在確認此倉位以后再做缺發(fā)。
4區(qū)域管理
電商倉庫現(xiàn)場管理分為入庫、質檢、上架、存儲、包裝、待發(fā)貨、辦公、設備區(qū)域。每個區(qū)域進行區(qū)分,如受條件限制,可以分為到貨區(qū)、存儲區(qū)、發(fā)貨區(qū)。設立的區(qū)域范圍跟操作人員的作業(yè)區(qū)域相結合、與管理責任相結合。
5庫存賬務管理
傳統(tǒng)企業(yè)的倉庫有“賬、卡、物”的管理方法,在電商企業(yè)中由于受限于作業(yè)效率考核,所以幾乎沒有企業(yè)是按照這個思路進行管理的。為了加強庫存管理的準確性,可以做出微調,改為“系統(tǒng)賬、電子excel賬、實物”的管理方法,即3相符的管理思路。我們按照這個思路管理,庫存錯誤率控制在萬分之1以內。
6團隊建設
人是所有管理的核心,使用合適的人是提高庫存準確率的必要條件。每個管理者對使用怎么的人都有自己的看法,我的經驗有這么幾點:
A、看不懂的人不用:管理者的經驗一定要看準人,有時管理者面試的人員是超出經驗認知范圍的,那么不論好與壞,不用最安全。
B、黃牌警示:當出現(xiàn)1次大的錯誤的時候必須當面談話警告,如果再犯第2次錯誤必須走人。管理最忌軟弱,內心不狠的人是做不好管理的。
C、職業(yè)規(guī)劃和績效管理:“前景”和“錢景”其實并不矛盾,聰明人看的明白也說的透,愚鈍的人聽不懂也不去想,聰明人多談職業(yè)規(guī)劃,愚鈍的人多談績效管理。
D、方法總比困難多:管理者處理事務的能力是影響團隊士氣的直接因素,困難很多方法更多,授人以魚不如授人以漁。
7第一次就把事情做對
簡單重復勞動的工作不出錯是不容易的,我曾經遇到過百萬分之1錯誤率且效率奇高的能人,當然這個可遇不可求,比較現(xiàn)實的是每個環(huán)節(jié)追求千分之1的錯誤率。復核可以減少錯誤率,但每件事情第1次就能夠做對才是最經濟高效的行為,需要進行檢查和復核的工作最好是交給電腦去操作。
8買單管理
買單管理是要求庫存不準的時候,相關人員按照貨物的銷售價格掏現(xiàn)金進行買單,提高庫存準確率的意識。這是某企業(yè)倉庫管理的核心方法,當時1000萬的庫存數(shù)量差異率控制在800pcs左右,錯誤率差不多是萬分之0.8。當庫存不準確影響的是實際金錢的時候,每個人都會更加用心的對待每一個操作動作。
9小懲大戒
每一個大的錯誤除了流程本身的漏洞外,都是由一個個小的錯誤沒有及時責罰而導致的。
每次對發(fā)現(xiàn)的小錯誤進行懲罰,除了提醒功能,還有勸誡作用。倉庫管理其實是細節(jié)管理,細節(jié)出錯了管理者無視,出現(xiàn)大問題的不是概率問題,而是必然。
10照流程操作
系統(tǒng)流程跟標準流程相符,關閉“捷徑”閥門,例如可以核單后打單,也可以打單以后再核單,2個方法都沒有錯,但不要給操作人員選擇的機會,關閉“捷徑”閥門,按照系統(tǒng)中規(guī)定的操作流程作業(yè),減少錯誤發(fā)生的機會。管理者每天至少巡視1次各崗位的操作是否按照標準流程操作,有人提出更加合理有效的方案的時候,要耐心的聽,想明白以后答復方案提出者。任何沒有經過驗證的方案,不能擅自操作。
11異常處理要點
A、異常產品區(qū)域當天沒有處理的產品需注明日期,每次看到都會想到,否則放在那里積灰塵也等不到處理的時間;
B、處理問題不要怕得罪人,還是那句話好人管不好倉庫;
C、系統(tǒng)庫存操作需及時跟進,什么時候操作什么時候做系統(tǒng)出入庫;
D、逆流程需要注意產品質量問題;
E、專職人員操作。
12重要事項
A、庫存不符的時候,先花1分鐘想想問題出在哪里,而不是直接去找貨;
B、倉庫里每個崗位都需要認真及責任感強的人員,用好人管好人,庫存就會準;
C、工作臺上不要出現(xiàn)和工作無關的東西,例如茶杯、手機、鑰匙等;
D、工作時間禁止玩手機。
確保盤點準確率(庫存準確率)的方法
1、 物控卡:物控卡記錄貨品流動的全部動態(tài),顯示貨品的即時庫存,是監(jiān)控貨品的狀態(tài)表、顯示器,是做好庫存準確率的基礎管理工具,同時也是做好配送準確率的基礎管理工具,離開了這個工具,庫存出現(xiàn)異常時,將很難去分析與解決,必須做好。
2、 賬務:盤點前要將所有的賬務全部處理完畢,不能留單不處理,將所有借條全部追回或開單沖賬;盤點中發(fā)現(xiàn)盤點差異要以《盤點差異數(shù)據(jù)表》的形式向倉庫負責人反饋,由其安排人員復盤解決,同時要對差異較大的貨品進出臺賬進行查詢,查看是否存在重復入賬的現(xiàn)象,或者出入賬錯誤的現(xiàn)象;
3、 循環(huán)盤點法:循環(huán)盤點法主要起到預先解決盤點中可能存在的差異問題,及時發(fā)現(xiàn)盤點差異,并核實差異,以免盤點時因差異太多、時間太緊,而無法去分析盤點差異產生的實際原因,
4、 標準裝箱法:盤點時差異較大的原因,就在于裝箱數(shù)量不統(tǒng)一,有的箱裝6套,有的箱裝7套,這樣很容易出現(xiàn)盤點差異,另外有些空箱或已開箱的當成整箱在計算,也是導致產生盤點差異的重要原因;
5、 《貨位與對應款號表》:對數(shù)量少的尾貨、同款貨品放置多處的現(xiàn)象極為有效,盤點時經常會有些尾貨盤虧,而這些貨品很多人都不清楚貨品位置在哪,如果有一份《貨位與對應款號表》的話,就能馬上找到貨品,及時核實清楚,不會因暫時找不到而只能盤虧處理;
6、 界定盤點貨品范圍:對于不屬于盤點范圍內的貨品要單獨堆放在特定的區(qū)域,并用標示牌明確標示“不屬于盤點范圍”,以免誤盤;
7、 貨品整理分類、標識:同款貨品堆放在一起,不要分開放置;不是同款的貨品不能混放在一起,要隔開并用物控卡與標示牌進行標示說明;貨品擺放要規(guī)范,統(tǒng)一規(guī)定每一層堆放的箱數(shù)、統(tǒng)一規(guī)定堆放的層數(shù),便于計算箱數(shù);散裝貨品必須放在貨品堆碼的前面便于拿取的位置,不能隨意亂放;
要做好庫存準確率,除了以上的幾點外,還要做好以下幾點:
1、 規(guī)范作業(yè)流程與各環(huán)節(jié):入庫、出庫、退貨等各流程必須順暢有序,在流程的關鍵節(jié)點要設置好審查、復核環(huán)節(jié),檢查上面環(huán)節(jié)工作質量如何。容易出現(xiàn)異常與問題的環(huán)節(jié),要經常總結,形成規(guī)范、守則;關鍵環(huán)節(jié)要把控好,比如說入庫環(huán)節(jié)的稱重作業(yè);出庫環(huán)節(jié)的掃描或交叉復核作業(yè);退貨環(huán)節(jié)的掃描或復核作業(yè);
2、 安全監(jiān)管:貨品出倉庫必須憑簽批的《出門單》,任何人不得帶包進入倉庫;倉庫鑰匙必須專人管控,不得讓其它人代勞,以免出現(xiàn)意外;發(fā)貨區(qū)域與儲存區(qū)域要隔開,物流發(fā)運區(qū)域不得堆放貨品,以免錯發(fā)或多發(fā)出去;當然防火、防盜安全更是重要,要鎖好門窗、關閉切斷電源、水源;
3、 規(guī)范借條管理:借貨必須經借貨部門經理簽批的借條,供貨人必須簽字,要及時跟進歸還日期,超過一個月的要追回來,要么開單銷賬,要么將貨還回來;
4、 庫存異常逆跟蹤法:通過循環(huán)盤點法發(fā)現(xiàn)庫存異常時,第一時間通過物控卡查找產生差異的原因,從而糾正已經產生的差錯,使庫存準確率得以提升;
5、 稱重法:貨品標準裝箱后要稱重,將重量標示于外箱上;出庫同樣需稱重,標示重量。
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